Tietosuojaseloste Asianajotoimisto Heikkilä & Co Oy
1. Rekisterinpitäjä
Asianajotoimisto Heikkilä & Co Oy (y-tunnus 1843393-9)
2. Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa
Jani Karlsson
puh. +358 10 2899 407
email: jani.karlsson@heikkilaco.fi
3. Henkilörekisterin nimi
Asianajotoimisto Heikkilä & Co Oy:n toimeksianto-, asiakas- ja laskutusrekisteri
Asianajotoimisto Heikkilä & Co Oy:n markkinointi- ja uutiskirjerekisteri
Asianajotoimisto Heikkilä & Co Oy:n rekrytointirekisteri
4. Rekisteröityjen henkilöiden ryhmät
4.1 Asianajotoimisto Heikkilä & Co Oy:n yksityishenkilöasiakkaat
Asianajotoimisto Heikkilä & Co Oy:n toimeksianto-, asiakas- ja laskutusrekisteriin tallennetaan asiakkaan nimi, syntymäaika tai henkilötunnus, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite sekä muut toimeksiannon hoitamiseen ja laskuttamisen kannalta tarpeelliset tiedot.
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on henkilön ja Asianajotoimisto Heikkilä & Co Oy:n välinen sopimus toimeksiannon suorittamiseksi. Henkilötietojen kerääminen voi perustua lisäksi oikeutettuun etuun esimerkiksi vastapuolen henkilötietojen keräämisen osalta.
Henkilö- ja yhteystietojen tallentaminen ja tietojen käsitteleminen on välttämätöntä toimeksiannon hoitamista ja yhteydenpitoa varten. Tämän lisäksi lakisääteiset velvoitteet vaativat meitä hankkimaan riittävät tuntemistiedot asiakkaista. Toimeksiannon lopettamisen jälkeen asiakastietoja käsitellään esteellisyystarkistusten suorittamiseksi. Asiakastietoihin pääsy ja oikeus henkilötietojen käsittelyyn on Asianajotoimisto Heikkilä & Co Oy:n henkilökunnalla. Maksutietoja käsittelevät vain taloushallinnosta vastaavat henkilöt ja toimeksiannon vastuujuristi.
Toimeksiannon hoitamiseksi välttämättömät henkilötiedot kerätään asiakkaalta itseltään, luottotietoyhtiöiden kuten Bisnode Finland Oy:n rekisteristä sekä muista luotettavista lähteistä lainsäädännön sallimissa rajoissa. Toimeksiannon hoito voi edellyttää henkilötietojen keräämistä myös päämiehen vastapuolesta ja todistajista. Jos henkilötietoja kerätään muualta kuin henkilöltä itseltään, edellä tarkoitetuilta luottotietoyhtiöiltä tai julkisista viranomaisrekistereistä, henkilötietojen käsittelyä koskevat tiedot toimitetaan henkilölle kohtuullisen ajan mutta viimeistään yhden kuukauden kuluessa.
Asiakkaan nimi ja toimeksiantotiedot luovutetaan yhtiön kirjanpitoa varten. Tilitoimisto on sopimuksen nojalla oikeutettu käsittelemään tietoja ja sitoutunut suojaamaan tiedot asianmukaisesti. Kirjanpitolain edellyttämiä tietoja säilytetään laissa edellytetyn ajan.
Henkilötiedot on suojattu palomuurein, salasanoin ja muin teknisin tietoturvakeinoin. Henkilötietoja ei luovuteta Euroopan unionin ulkopuolelle.Toimeksiantoon liittyvät tiedot säilytetään Asianajajaliiton suositusten mukaisesti. Tiedot hävitetään tuhoamalla arkistossa olevat asiakirjat. Asianajotoimisto Heikkilä & Co Oy on kuitenkin velvollinen säilyttämään tarpeelliset henkilötiedot esteellisyyden selvittämiseksi ilman ajallista rajoitusta.
4.2 Asianajotoimisto Heikkilä & Co Oy:n yritysasiakkaat
Asianajotoimisto Heikkilä & Co Oy:n asiakas- ja laskutusrekisteriin voidaan tallentaa yritysasiakkaan nimi, yritysasiakkaan edustajan, edustamiseen oikeutetun ja muodollista tai tosiasiallista päätösvaltaa käyttävän henkilön nimi, syntymäaika tai henkilötunnus, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite sekä muut toimeksiannon hoitamiseen ja laskuttamisen kannalta tarpeelliset tiedot.
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yrityksen ja Asianajotoimisto Heikkilä & Co Oy:n välinen sopimus toimeksiannon suorittamiseksi. Henkilötietojen kerääminen voi perustua lisäksi oikeutettuun etuun esimerkiksi vastapuolen henkilötietojen keräämisen osalta ja suoramarkkinointitarkoituksissa.
Henkilö- ja yhteystietojen tallentaminen ja tietojen käsitteleminen on välttämätöntä toimeksiannon hoitamista ja yhteydenpitoa varten sekä liiketoimintaan liittyvien asiakassuhteiden, palveluiden ja tehtävien kehittämiseksi sekä ylläpitämiseksi. Lisäksi asiakasrekisterin tarkoituksena on markkinointi asiakkaille. Myös lakisääteiset velvoitteet vaativat meitä hankkimaan riittävät tuntemistiedot asiakkaista. Toimeksiannon lopettamisen jälkeen asiakastietoja käsitellään esteellisyystarkistusten suorittamiseksi. Asiakastietoihin pääsy ja oikeus henkilötietojen käsittelyyn on Asianajotoimisto Heikkilä & Co Oy:n henkilökunnalla. Maksutietoja kä-ittelevät vain taloushallinnosta vastaavat henkilöt ja toimeksiannon vastuujuristi.
Toimeksiannon hoitamiseksi välttämättömät henkilötiedot kerätään asiakkaalta itseltään ja luottotietoyhtiöiden kuten Bisnode Finland Oy:n rekisteristä sekä muista julkisista tietolähteistä. Jos henkilötietoja kerätään muualta kuin rekisteröidyltä itseltään, henkilötietojen käsittelyä koskevat tiedot toimitetaan rekisteröidylle kohtuullisen ajan mutta viimeistään yhden kuukauden kuluessa. Keräämme lisäksi tietoa potentiaalisista asiakkaista, joihin kohdistamme markkinointia.
Asiakkaan nimi ja toimeksiannontiedot luovutetaan lisäksi kirjanpitoa varten. Tilitoimisto on sopimuksen nojalla oikeutettu käsittelemään tietoja ja sitoutunut suojaamaan tiedot asianmukaisesti. Kirjanpitolain edellyttämiä tietoja säilytetään laissa edellytetyn ajan.
Henkilötiedot on suojattu palomuurein, salasanoin ja muin teknisin tietoturvakeinoin. Henkilötietoja ei luovuteta Euroopan unionin ulkopuolelle.
Toimeksiantoon liittyvät tiedot säilytetään Asianajajaliiton suositusten mukaisesti. Tiedot hävitetään tuhoamalla arkistossa olevat asiakirjat. Asianajotoimisto Heikkilä & Co Oy on kuitenkin velvollinen säilyttämään tarpeelliset henkilötiedot esteellisyyden selvittämiseksi ilman ajallista rajoitusta.
4.3 Asianajotoimisto Heikkilä & Co Oy:n sidosryhmät (markkinointi- ja uutiskirjerekisteri)
Asianajotoimisto Heikkilä & Co Oy:n markkinointi- ja uutiskirjerekisteriin voidaan tallentaa yritys- tai yksityis-asiakkaan nimi, yritysasiakkaan edustajan nimi, yritys- tai yksityisasiakkaan osoite, yritys- tai yksityisasiakkaan puhelinnumero ja sähköpostiosoite sekä muut markkinointi- ja uutiskirjetoimintojen hoitamista edellyttävät toimet.
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on rekisteröidyn suostumus tai oikeutettu etu.
Asianajotoimisto Heikkilä & Co Oy käsittelee henkilötietoja myynnin edistämiseksi sekä markkinointiviestinnän ja markkinoinnillisen tiedottamisen toteuttamiseksi- Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja myös markki-noinnin suunnittelussa ja kehittämisessä.
Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin tar-koituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty.
Markkinointiin perustuvia suostumuksia asiakkaiden perustietojen osalta säilytetään 5 vuotta.
Henkilötiedot on suojattu palomuurein, salasanoin ja muin teknisin tietoturvakeinoin. Henkilötietoja ei luovu-teta Euroopan unionin ulkopuolelle.
4.4 Asianajotoimisto Heikkilä & Co Oy:n potentiaaliset työntekijät (rekrytointirekisteri)
Asianajotoimisto Heikkilä & Co Oy:n rekrytointirekisteriin voidaan tallentaa työnhakijan nimi, osoite, puhelin-numero, sähköpostiosoite, työhakemus sekä muut rekrytointiprosessin hoitamista edellyttävät toimet.
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on rekisteröidyn suostumus tai oikeutettu etu.
Asianajotoimisto Heikkilä & Co Oy käsittelee henkilötietoja rekrytointiprosessin toteuttamiseksi. Rekisterinpi-täjä käsittelee henkilötietoja myös rekrytointiprosessin suunnittelussa ja kehittämisessä.
Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin tar-koituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty.
Kunkin rekrytointiprosessin osalta tietoja säilytetään 5 vuotta.
Henkilötiedot on suojattu palomuurein, salasanoin ja muin teknisin tietoturvakeinoin. Henkilötietoja ei luovu-teta Euroopan unionin ulkopuolelle.
5. Rekisteröidyn oikeudet
Asianajotoimisto Heikkilä & Co Oy antaa jokaiselle rekisteröidylle pyydettäessä pääsyn henkilötietoihin antamalla tiedon hänen omien henkilötietojensa käsittelystä, niiden käsittelyn perusteesta sekä jäljennös häntä koskevista henkilötiedoista asianajajaa sitovan salassapito- ja vaitiolovelvollisuuden rajoissa. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuuden ulottuminen kerättyyn henkilötietoon arvioidaan tapauskohtaisesti.
Pääsy henkilötietoihin edellyttää asiakkaan tunnistamista. Tietoja pyytävän henkilön tulee ottaa yhteyttä Asi-anajotoimisto Heikkilä & Co Oy:n yhteyshenkilöön ja esittää voimassa oleva henkilöllisyystodistus tai tunnistautua muulla luotettavalla tavalla. Näin henkilötiedot suojataan sivullisilta ja oikeudettomilta tiedusteluilta. Pyyntö toteutetaan lähtökohtaisesti maksuttomasti, mutta mikäli pyynnöt ovat selkeästi kohtuuttomia Asianajotoimisto Heikkilä & Co Oy voi periä maksun. Pyydetyt tiedot toimitetaan kuukauden kuluessa.
Jos tiedoissa on epätarkkuuksia tai virheitä, Asianajotoimisto Heikkilä & Co Oy oikaisee ne tästä tiedon saatuaan ja viimeistään saatuaan rekisteröidyltä tätä koskevan pyynnön.
Henkilötiedot poistetaan tai niiden käsittelyä rajoitetaan asianomaisen henkilön vaatimuksesta, milloin niiden käsittelyyn ei ole tietosuojaa koskevassa lainsäädännössä tarkoitettua ja rekisteröidyn suostumuksesta riippumatonta syytä. Asianajotoimisto Heikkilä & Co Oy on velvollinen säilyttämään tarpeelliset tiedot esteellisyyden selvittämiseksi ilman ajallista rajoitusta eikä oikeus tulla unohdetuksi koske näitä tietoja. Rekisteröidyllä on lisäksi vastustamisoikeus, mikä voi tarkoittaa esimerkiksi, että Asianajotoimisto Heikkilä & Co Oy lopettaa markkinoinnin oikeutetun edun perusteella, kun sen kohteena ollut rekisteröity ilmoittaa sitä vastustavansa.
